У сучасному швидкоплинному бізнес-середовищі ефективне управління знаннями має вирішальне значення для збереження конкурентної переваги. Однак традиційні системи управління знаннями часто не відповідають динамічним потребам сучасних організацій. Саме тут у гру вступають інструменти управління знаннями на основі штучного інтелекту, які пропонують інноваційні рішення для оптимізації обробки інформації та покращення процесів прийняття рішень.

Бізнес-виклики в управлінні знаннями

У бізнес-середовищі, що постійно змінюється, організації стикаються з численними проблемами в управлінні своїми активами знань. Традиційні системи часто не справляються з ними:

• Перевантаження даних: Великий обсяг інформації може бути приголомшливим, що ускладнює швидкий пошук потрібних даних.
• Інформаційні силоси: Розрізнені системи та відділи можуть призвести до фрагментації знань, що перешкоджає співпраці.
• Ручні процеси: Тривалі ручні процеси введення та пошуку даних можуть призвести до неефективності та помилок.

Наслідки поганого управління знаннями є значними і можуть мати кілька негативних результатів. Втрата продуктивності є основною проблемою, оскільки працівники витрачають надмірний час на пошук інформації, що знижує загальну ефективність. Крім того, неможливість доступу до своєчасної та точної інформації може призвести до втрати бізнес-можливостей, що перешкоджає зростанню та успіху. Крім того, розбіжності в даних можуть призвести до непослідовного прийняття рішень і підірвати довіру до системи.

Рішення: Інструменти управління знаннями ШІ

Інструменти управління знаннями на основі штучного інтелекту вирішують ці проблеми за допомогою:

Автоматизації обробки даних:

Зменшення ручної роботи досягається за рахунок автоматизації повторюваних і трудомістких завдань, що дозволяє співробітникам зосередитися на більш стратегічних видах діяльності. Впорядкована організація даних полегшується завдяки автоматичній категоризації та індексації даних, що забезпечує логічну та легкодоступну організацію інформації. Ефективний пошук даних підвищується завдяки автоматизації, що робить процес пошуку потрібних даних швидшим і точнішим, тим самим скорочуючи час, витрачений на пошук інформації.

Руйнуванню блокерів та спірних точок зору:

Інструменти на основі штучного інтелекту можуть інтегрувати різні розрізнені системи, такі як CRM, ERP і системи управління документами, в єдину базу знань. Консолідуючи інформацію з різних джерел, ці інструменти усувають інформаційні прогавини, полегшуючи працівникам доступ до знань і обмін ними. Завдяки єдиній базі знань команди можуть співпрацювати ефективніше, оскільки вони мають доступ до однакової актуальної інформації.

Покращення пошуку та аналітики:

Удосконалені алгоритми пошуку використовують складні методи пошуку, які розуміють контекст і семантику, забезпечуючи більш релевантні результати пошуку. Розширені можливості пошуку дозволяють користувачам швидко знаходити потрібну інформацію, підвищуючи продуктивність. Аналітика на основі штучного інтелекту дає уявлення про моделі використання даних, допомагаючи організаціям зрозуміти, як використовується інформація, і визначити сфери для вдосконалення. Деякі інструменти можуть навіть прогнозувати майбутні тенденції та інформаційні потреби, дозволяючи організаціям проактивно управляти своїми ресурсами знань.

На які функції слід звернути увагу в інструментах управління знаннями з ШІ?

Обираючи інструмент для управління знаннями зі штучним інтелектом, зверніть увагу на такі особливості:

• Розширені можливості пошуку: Шукайте інструменти, які пропонують семантичний пошук і обробку природної мови.
• Інтеграція з існуючими системами: Переконайтеся, що інструмент може легко інтегруватися з вашим поточним програмним забезпеченням і базами даних.
• Масштабованість: Обирайте рішення, яке може зростати разом з потребами вашого бізнесу.
• Зручний інтерфейс: Інструмент повинен бути простим у використанні для всіх членів команди, незалежно від їхніх технічних знань.

10 найкращих програм для управління знаннями на основі штучного інтелекту

Ось список інструментів управління знаннями на основі штучного інтелекту, а також найкращі сфери їхнього використання:

1. FuseBase: Універсальна платформа для управління знаннями та безпечного обміну інформацією.
2. ClickUp: Ефективне обслуговування бази знань.
3. Bit.ai: Співпраця в режимі реального часу та створення контенту.
4. OneBar: Централізація знань за допомогою підходу в стилі Q&A.
5. Confluence: Централізація організаційних знань та управління проектами.
6. Process Street: Управління процесами з акцентом на дотриманні вимог та контролі якості.
7. Tettra: Обмін знаннями та адаптація.
8. Document360: Створення баз знань для внутрішніх команд та підтримки клієнтів.
9. Capacity: Зберігати інформацію охайною та доступною.
10. Notion: Настроювані робочі простори та спільний доступ до робочих процесів.

Цей посібник звузить широкий спектр інструментів управління знаннями, щоб продемонструвати наші найкращі рекомендації. Нижче ви знайдете вибрані нами інструменти для управління знаннями на основі штучного інтелекту.

1. FuseBase

FuseBase AI Helper — це універсальний інструмент, розроблений для покращення процесів управління знаннями. Він спрощує документування, стенографує важливі зустрічі та впорядковує дані, полегшуючи прийняття обґрунтованих рішень для бізнесу. Незалежно від того, чи є ви стартапом, малим чи середнім бізнесом або великим підприємством, FuseBase AI може впорядкувати ваші завдання зі створення та управління контентом.

Уявіть, що ваша команда маркетологів проводить щотижневу зустріч, щоб обговорити результати кампанії. Завантаживши записи цих зустрічей до FuseBase, ви зможете отримати докладні розшифровки. Штучний інтелект виділить ключові моменти обговорення і запропонує покращення. Це полегшує відстеження прогресу, визначення успішних стратегій та швидке впровадження змін, гарантуючи, що ваші маркетингові зусилля завжди оптимізовані.

• Стартапи можуть використовувати FuseBase для легкого керування документами та створення високоякісного контенту з пропозиціями на основі штучного інтелекту. Детальні дозволи дозволяють контролювати, хто може переглядати, редагувати та ділитися документами, гарантуючи, що конфіденційна інформація залишається в безпеці.
• Малий та середній бізнес отримує вигоду від інтелектуального пошуку та безпечної обробки даних. Відеозаписи зустрічей можна завантажувати для транскрипції тексту, що спрощує аналіз і визначення ключових моментів.
• Великі підприємства можуть використовувати розширену аналітику та функції, що налаштовуються, для впорядкування даних та отримання бізнес-інсайтів. Платформа ефективно масштабується для обробки великих обсягів даних і полегшує безперешкодний обмін даними з клієнтами або партнерами.

FuseBase пропонує широкий спектр функцій і варіантів налаштування, які можуть зайняти деякий час для того, щоб ідеально відповідати вашим потребам. Команда підтримки завжди готова допомогти вам налаштувати ці функції відповідно до ваших бізнес-вимог.

2. ClickUp

ClickUp AI спрощує створення контенту, узагальнює документи та впорядковує інформацію, полегшуючи ведення ефективної та всеосяжної бази знань. За допомогою ClickUp Brain ви можете покращити своє письмо, використовуючи передові знання штучного інтелекту та інструменти машинного навчання.

За допомогою ClickUp AI ви можете швидко узагальнювати документи маркетингових досліджень, генерувати дієві списки справ на основі мозкових штурмів і створювати добре організовану базу знань для проєкту.

• Ви можете легко розпочати свої проєкти, використовуючи їхні шаблони, розроблені, щоб допомогти вам швидко налаштувати свою базу знань.
• ClickUp дозволяє впорядковувати документи за допомогою категорій і тегів. Параметри персоналізації надають широкі можливості персоналізації та кастомізації, включаючи кольори та категорії.
• Функція нотаток з можливістю дії допомагає перетворити звичайні нотатки на пункти дій, що робить управління проєктами та завданнями більш ефективним.

ClickUp AI доступний лише в платних планах, що може бути обмеженням для компаній, які шукають безкоштовні рішення.

3. Bit.ai

Bit.ai розроблений для покращення процесів управління знаннями для компаній будь-якого розміру. Він спрощує створення контенту, узагальнює документи та впорядковує інформацію, полегшуючи командам співпрацю та управління базами знань, вікі, навчальними посібниками та клієнтськими порталами. Завдяки можливостям штучного інтелекту та функціям співпраці в режимі реального часу, Bit.ai має на меті оптимізувати продуктивність та покращити управління інформацією

Використовуючи Bit.ai, члени команди можуть співпрацювати в режимі реального часу над проектною документацією. Функція AI Genius може допомогти у складанні та доопрацюванні контенту, гарантуючи, що вся необхідна інформація буде зафіксована точно та ефективно.

• Bit.ai пропонує ряд функцій для стартапів, включаючи пропозиції контенту на основі штучного інтелекту, співпрацю в реальному часі та безперешкодний обмін файлами з посиланнями, якими можна ділитися і які можна відстежувати.
• Крім того, платформа підвищує безпеку даних і покращує загальну операційну ефективність.
• Bit.ai розроблений для масштабування вашого бізнесу, спрощення повторюваних завдань за допомогою функцій автоматизації, які заощаджують час і зменшують ручні зусилля.

Користувацький досвід можна було б покращити за допомогою кращого інтерфейсу, як зазначають деякі користувачі. Хоча Bit.ai пропонує безкоштовний план, розширені можливості та функції доступні лише у платних планах.

4. OneBar

OneBar — це спеціальна платформа управління знаннями, призначена для централізації та впорядкування інформації для організацій будь-якого розміру. Застосовуючи підхід у стилі “запитання-відповідь”, OneBar дозволяє користувачам ставити запитання і отримувати відповіді від штучного інтелекту за участю членів команди. Цей метод покращує збір та обмін організаційними знаннями, полегшуючи компаніям доступ до даних та інформації та їх ефективне використання.

• Якщо ваша команда використовує Slack, OneBar можна легко інтегрувати, щоб збирати знання та керувати ними безпосередньо в робочому процесі. Коли до команди приєднується новий член, він може швидко шукати відповіді в OneBar, скорочуючи час адаптації та забезпечуючи узгодженість відповідей клієнтам.
• Стартапи можуть використовувати OneBar для управління комунікацією та документами, щоб генерувати контент за допомогою пропозицій на основі ШІ.
• Платформа ефективно масштабується для управління великими обсягами даних і документації, підтримуючи складні організаційні потреби.

OneBar призначений для використання зі Slack, що може обмежити його цінність для організацій, які не використовують цей додаток. Доступ до повного набору функцій OneBar доступний лише через платні плани, що може бути важливим фактором для компаній з обмеженим бюджетом.

5. Confluence

Confluence централізує організаційні знання, полегшуючи командам доступ до контенту, його створення та управління. Завдяки таким функціям, як допомога в написанні текстів на основі штучного інтелекту, узагальнення документів та інтелектуальна організація інформації, цей інструмент спрощує створення контенту та підвищує загальну продуктивність.

Маркетингове агентство середнього розміру може використовувати цей інструмент для спільного мозкового штурму ідей кампаній, документування стратегій і відстеження прогресу проекту. Пошук зі штучним інтелектом допомагає швидко знаходити дані попередніх кампаній, що дає змогу команді спиратися на минулі успіхи, не вигадуючи велосипед.

• Стартапи можуть швидко стискати довгі звіти та документи, заощаджуючи час та покращуючи розуміння.
• Confluence фокусується на виділених просторах для різних проектів або відділів, що робить пошук інформації простим.
• Адаптується до зростаючих потреб великих організацій, підтримуючи велику кількість документації та кілька ролей користувачів.

Деякі користувачі повідомляють, що функціональність пошуку можна було б покращити для більшої точності та релевантності. Зміна рівнів дозволів для різних сторінок може бути заплутаною і вимагати додаткового навчання.

6. Process Street

Process Street — це система управління знаннями на основі штучного інтелекту, призначена для впорядкування та покращення управління процесами для підприємств будь-якого розміру. Її основна мета — допомогти командам зосередитися на дотриманні нормативних вимог і контролі якості, надаючи інструменти для збору, організації та обміну стандартними операційними процедурами (СОП). Платформа забезпечує прозорість та ефективне управління процесами, що робить її важливим інструментом для дотримання нормативних вимог.

• Process Street допомагає стартапам, надаючи просту та ефективну платформу для створення, управління та автоматизації робочих процесів і стандартних операційних процедур (СОП).
• Маркетингове агентство середнього розміру може використовувати Process Street для документування процесу залучення клієнтів. Встановивши рівні доступу, лише старші менеджери можуть редагувати СОП, тоді як молодші співробітники можуть переглядати і виконувати процедури, забезпечуючи послідовність і контроль якості.
• Безперешкодне підключення до інших корпоративних систем для створення єдиного робочого процесу.

Інструмент доступний лише в платних планах, що може бути непідйомним для деяких користувачів, особливо для малих підприємств або нових агентств.

7. Tettra

Tettra — це програмне забезпечення для обміну знаннями на основі штучного інтелекту, призначене для покращення процесів управління знаннями в компаніях будь-якого розміру. Воно допомагає прискорити процес адаптації нових співробітників і тримає членів команди в курсі подій, зберігаючи та куруючи відповідну інформацію, гарантуючи, що вона з’явиться в потрібний момент.

Щоб максимізувати переваги Tettra, інтегруйте її з існуючими комунікаційними інструментами, такими як Slack. Зберігаючи в Tettra всі документи для початківців та поширені запитання, нові члени команди зможуть швидко знайти потрібну інформацію.

• Швидко створюйте новий контент або імпортуйте наявний з Google Диска або Notion, щоб створити всеосяжну базу знань.
• Tettra допомагає малому та середньому бізнесу, виявляючи та усуваючи прогалини в знаннях, а також ефективно організовуючи інформацію, щоб запобігти дублюванню та забезпечити легкий доступ.
• Покращуйте співпрацю між відділами, надаючи централізовану базу знань, до якої кожен може отримати доступ і зробити свій внесок.

Користувачі повідомляють, що ви не можете перерахувати частину контенту в двох місцях без створення копії, що призводить до непотрібного дублювання.

8. Document360

Document360 — це універсальний інструмент штучного інтелекту, призначений для покращення процесів управління знаннями для підприємств будь-якого розміру. Він дозволяє командам створювати всеосяжні бази знань, посібники, СОПи або вікі, гарантуючи, що весь контент буде централізованим і легкодоступним. Цей інструмент особливо корисний для внутрішніх команд і служби підтримки клієнтів, сприяючи ефективному управлінню знаннями та навчанням.

Використовуйте функцію бізнес-словника Document360 для визначення та стандартизації термінів, які часто використовуються у вашій організації. Це забезпечить узгодженість і ясність у спілкуванні між усіма відділами.

• Спростіть створення контенту, використовуючи ШІ для узагальнення довгих документів, щоб командам було легше швидко засвоювати інформацію.
• Середня технологічна компанія може використовувати бізнес-глосарій для визначення технічного жаргону та абревіатур, що використовуються при розробці продукту.
• Document360 пропонує масштабовані рішення, які можуть задовольнити зростаючі потреби великих підприємств, включаючи розширені можливості налаштування.

За замовчуванням аналітика доступна лише за останні 30 днів, що може бути недостатньо для довгострокового відстеження ефективності.

9. Capacity

Capacity — це платформа на основі штучного інтелекту, призначена для покращення процесів управління знаннями для компаній будь-якого розміру. Її основне призначення – зберігати інформацію впорядкованою та легкодоступною як для членів команди, так і для клієнтів.

Щоб максимізувати переваги Capacity, інтегруйте його з вашими існуючими інструментами комунікації та управління проектами. Це впорядкує потік інформації і забезпечить вашій команді безперешкодний доступ до бази знань.

• Використовуйте папки, діалоги та обміни, щоб зберігати інформацію структурованою та зручною для навігації.
• Швидко узагальнюйте довгі документи, щоб виокремити ключові моменти, заощаджуючи час і підвищуючи продуктивність.
• Встановлюйте складні дозволи для користувачів на основі відділів, місцезнаходження тощо, щоб ефективно керувати великими командами.

У процесі звикання членів команди до нової системи може виникнути крива навчання, що може потребувати додаткового навчання та підтримки.

10. Notion

Notion — це універсальне рішення, призначене для покращення процесів управління знаннями за допомогою настроюваних робочих просторів. Цей інструмент спрощує створення контенту, узагальнює документи та впорядковує інформацію, що робить його безцінним активом для підвищення продуктивності та оптимізації робочих процесів.

Хоча інструмент має обмеження, його все одно можна використовувати для управління доступом до різних розділів бази знань. Щоб отримати максимальну користь від цього інструменту штучного інтелекту, інтегруйте його у свій повсякденний робочий процес, використовуючи для автоматизації рутинних завдань, таких як введення даних і узагальнення документів.

• Невелике маркетингове агентство може використовувати інструмент ШІ для автоматичного створення щотижневих звітів на основі необроблених даних, заощаджуючи години ручної роботи і дозволяючи команді зосередитися на стратегії та залученні клієнтів.
• Створіть і підтримуйте внутрішню вікі, щоб усі працівники мали доступ до актуальної інформації.
• Функції штучного інтелекту доступні лише в платних тарифах, що може бути важливим фактором для компаній з обмеженим бюджетом.

Неможливо налаштувати права доступу користувачів до підмножин даних, що може вплинути на організацію даних у вікі компанії.

Підсумок

Для команд, які прагнуть створити вікі-сайт компанії або внутрішню базу знань, доступні численні інструменти на основі штучного інтелекту, які можна використовувати. Ось кілька порад, адаптованих до різних розмірів бізнесу:

Стартапи:
Вибирайте бюджетні рішення, які надають основні функції. Це гарантує, що ви отримаєте максимальну віддачу від своїх інвестицій.

Малий та середній бізнес (МСБ):
Вибирайте інструменти, які пропонують налаштування відповідно до ваших конкретних потреб. Це сприяє ефективній співпраці в команді та обміну знаннями.

Великі підприємства:
Переконайтеся, що ваші інструменти забезпечують безпеку корпоративного рівня, щоб відповідати галузевим стандартам безпеки та конфіденційності даних. Крім того, вони повинні легко інтегруватися зі складними системами, такими як ERP і CRM.